Link Management

Es ist erstaunlich, wie der typische PC-Benutzer vorgeht, wenn er ein Dokument aufruft. Beim Blick über die Schulter des Mitarbeiters, der sich über verschiedene Laufwerke und 10-stufige Verzeichnisse den Weg zum Dokument bahnt und dieses mit etwas Glück schliesslich in der richtigen Version findet, fragt man sich, warum die Produktivität hier seit zwei Jahrzehnten stehen geblieben ist.

Den Studien, die für die Suche nach Informationen einen vermeidbaren Zeitaufwand von mehr als einer Stunde pro Tag ausweisen, stehe ich zwar skeptisch gegenüber, auch wenn es dazu zahlreiche unabhängige Untersuchungen gibt. Doch sogar bei einer halben vermeidbaren Stunde ist das Effizienzsteigerungspotenzial grösser als in zahlreichen anderen Bereichen, die seit Jahren Hochkonjunktur haben – etwa bei der Prozessoptimierung.

Die Konsequenzen für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens sind gewaltig. So ergibt sich bei einem Unternehmen von 200 Mitarbeitern auch bei konservativer Auslegung ein jährliches Einsparungspotenzial von einer Million CHF.

Schaut man sich diese Zahlen an, kann ich nur schwer nachzuvollziehen, warum Link Management (das Management relevanter Dokumente sowie Objekte im Intra- und Internet) am Arbeitsplatz und im Unternehmen noch nicht zu einer ernst genommenen Disziplin geworden ist. Dabei ist die Lösung einfach: Auf einer Meta-Ebene werden jene Objekte abgebildet, die häufig benötigt werden. Von all den hunderttausenden von Objekten auf den Servern und den Milliarden im Internet sind das wenige Promille bis ein Prozent.

Bis vor einigen Jahren bestand das Link Management bei mir persönlich aus einer einfachen Tabelle in Word, die einige Dutzend häufig benutzte Bezüge auf einen Klick zugänglich machte. Minimalistisch, aber durchaus schon effektiv. Mit dem Einsatz von Excel und verschiedenen Tabellenblättern liesse sich dieser Ansatz weiter entwickeln. Leider sind diese Lösungen nur begrenzt Multi-User-fähig und die Handhabung ist relativ umständlich.

Deshalb komme ich nicht darum herum, Werbung in eigener Sache zu machen. Link Management ist in meinen Kopf über die Jahre zu einem so zentralen Thema geworden, dass ich es nicht lassen konnte, mich des Problems anzunehmen und ein Tool dafür zu entwickeln. Aus dem damaligen hyperDesk ist inzwischenhyperManager geworden, ein System für Link, Informations-, Wissens- und Daten-Management.

Sie denken nun vielleicht, Suchmaschinen würden das Problem lösen. Falsch. Desktop- und Enterprise-Suchläufe sind zwar wertvoll. Sie können die Selektion und Strukturierung durch den Menschen aber nicht ersetzen. Den Zugang zu Daten und Dokumenten über automatisierte Algorithmen zu organisieren bedeutet, dem Chaos Tür und Tor zu öffnen und den Zugriff zu wichtigen Informationen nach und nach zu verlieren.

In einer Ausgabe des Quick’n’Clever Newslettershabe ich das Thema weiter vertieft und gehe auch auf den weiter führenden Ansatz ein, bei dem das Arbeitsobjekt mit dem Wissen verknüpfen wird. Die Idee: Wissen sollte dahin gestellt werden, wo es wirkt: bei der konkreten Arbeit.

Zum Abschluss noch ein paar Tipps für ein effektives Link Management.

  1. Bauen Sie über Ihre Dokumente und Wissenselemente nach dem Prinzip der ABC-Analyse eine Metaebene auf. Akzeptieren Sie, dass für diese Ebene nicht Algorithmen verantwortlich sind, sondern der Mensch, der darüber entscheidet, wie wichtig die verschiedenen Informationselemente für ihn sind.
  2. Minimieren Sie die Anzahl Klicks bis zum Ziel, indem Sie die besonders häufig benutzen Bezüge so direkt wie möglich anbieten. Beschränken Sie die Anzahl Stufen (und damit Klicks bis zum eigentlichen Dokument) auf maximal 3 bis 4.
  3. Stellen Sie in einem ersten Schritt jene Objekte zentral zur Verfügung, die für möglichst viele Mitarbeitende wichtig oder hilfreich sind. Dies werden einerseits – falls vorhanden – Informations- und Wissenselemente in Ihrem Intranet sein, andererseits Dokumente aus früheren oder laufenden Projekten und Arbeiten, die besonders nützlich sind.
  4. Lassen Sie den Mitarbeitern die Wahl, ob und wann sie den Schritt zu ihrem individuellen Link Management tun wollen. Empfehlen Sie den Mitarbeitern dabei, schrittweise vor zugehen, ihre A-Objekte also aus dem Arbeitskontext heraus in die Metaebene einzubinden, also genau dann, wenn sie diese nutzen. Auf diese Weise erfolgt der Aufbau praktisch nebenbei und ohne Aufwand.
  5. Lassen Sie auf der Metaebene Redundanzen bewusst zu, ja, fördern Sie diese sogar. So wird der Projektleiter das Marketingkonzept für sein Projekt aus seiner Projektumgebung verlinken, während der Marketingleiter dasselbe Dokument in seine Marketingumgebung einbindet. Damit vermeiden Sie das riskante Kopieren von Dokumenten durch verschiedene Mitarbeiter.
  6. Führen Sie das Wissen und relevante Kontextinformationen so nah wie möglich an das Arbeitsobjekt heran. Mitarbeiter sind oft zu träge, Wissensmanagement-Systeme aktiv zu nutzen oder zeitraubende Suchläufe durchzuführen. Setzen Sie diese höhere Stufe des Link Managements gegebenenfalls erst in einer zweiten Phase um.

Und hier noch ein Bild: Häufig benötigte elektronische Objekte (Dokumente, Intranet-Pages, Websites) gehören auf den elektronischen Schreibtisch, nicht ins Regal oder den Schrank. Im Schrank können die 99% der Objekte liegen, die selten oder nicht mehr benötigt werden.

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Arbeitsorganisation, Tools, hyperManager

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